最近話題のテレワーク② 〜実施に向けた準備と注意点〜

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4月に入り、本格的にテレワークを導入する会社がニュースでも取り上げられるようになりました。では、テレワークの実施に向けた準備や作業する上での注意点を簡単にまとめていきたいと思います。

テレワークを始める前に

テレワークをするためには、機器などのハード面での準備が欠かせません。まずはパソコンやスマホなどの仕事を進める上で必要な通信機器を準備しましょう。もちろん個人のパソコンなどを使用することも可能ですが、セキュリティの問題などにも直結しますので、会社から貸与されたパソコンで作業することが一般的でしょう。

続いて考えるのは、どのようにコミュニケーションを取っていくかです。オフィスでの作業とは異なり、相手の顔は見えず話しながらの作業はできません。もちろんメールや電話でのやりとりも可能ですが、もう少し便利なツールが欲しいですよね。そんな時におすすめなのは動画チャットアプリです。ZoomやSkypeなど画面を通して手軽にやりとりをしながら仕事が進めらえる動画チャットツールがありますのでぜひいろいろ試してみてください。

そして最後に、最も仕事の効率性に直結するのはネット環境です。有線でのネット接続であれば大きな問題はないですが、多くの方が自宅でwifiを使用していると思います。どんなに仕事のやる気があっても、メールが送れない、映像が途切れてしまうなどのネット環境に脆弱さが出てしまうと一気に仕事への熱が冷めてしまうものです。会社でテレワークの導入が決まったら、真っ先に自宅のネット環境に問題がないかを確認してみてください。

作業を進める上での3つの注意点

普段のオフィスでの仕事とは異なり、テレワークは自宅やカフェなどで行うことが一般的です。今回は、現在コロナで外出自粛が求められている期間でもあるので、自宅で仕事を進める上での注意点に絞ってお話しします。

「オフィスよりも仕事は進まない」という意識

オフィスでの作業に慣れている方にとっては、自宅での作業は初めての連続です。周りに人がいない、ネット環境が安定しないなど予期せぬことが仕事中に起こるものです。大事なのは、「テレワークは普段の8割」という意識を前提にすることです。もちろん、仕事なのだから勤務中は全力で頑張ることを意識するのは必要ですが、テレワークでは全力で頑張っても普段の力が出せないものです。うまくいかないからといって落ち込んだり、またみなさんが上司である場合には、部下の方の仕事が進まないからと言って過剰に反応することがないようにしたいですね。

効率性を高める

自宅での作業になると、上司や同僚が近くにいるわけではないのでどうしても仕事中ダレてしまうもの。その場合には、始業と同時に上司などとやりとりをし、今日やるべきことを整理することでゴールが明確になり作業が捗ります。

音楽を聴きながらの作業もテレワークならではです。また、お菓子やお茶の時間などを仕事の合間に適度に挟むことで、仕事の中だるみも軽減できるかもしれません。みなさんの生活スタイルに合わせながら作業することで効率性を高めることもできます。

また、自宅での仕事になると移動することも少なくなりずっと同じ場所で作業することも増えてきます。そこで、時間を決めてストレッチをするなど定期的に体を動かすことで気持ちをリフレッシュさせることもオススメです。

家族のサポート

仕事を自宅で行う場合、奥さんや旦那さん、またお子さんが家にいることも少なくありません。一緒にいるとどうしても気が散ってしまい、なかなか仕事に注力できないもの。そんな時は、事前に家族にテレワークについて説明し、「○○時〜○○時にはなるべくお母さんには話しかけない」、「午前中リビングルームでは静かにする」など簡単なルールを作っておくといいかもしれません。また、皆さんの家族の誰かがテレワークをしている時には、ちょっとした心配りが大きなサポートになるはずです。

いかがでしたか。コロナウイルスの発生によって普及しつつあるテレワーク。いつあなたの会社で導入されてもおかしくありません。これから当たり前になるかもしれない新しい働き方に順応できるよう今から準備をしていきましょう。

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